ViaTrajectoire interopérable avec notre Dossier Usager Informatisé: retour d’expérience

Les Maisons Départementales des Personnes Handicapées (MDPH) ont pour objectif d’effectuer et suivre l’orientation des personnes. À ce jour le suivi d’orientation est difficilement mis en œuvre par manque de communication directe entre les ESMS (Établissements ou service social ou médico-social) accueillant la personne en situation de handicap et les MDPH. C’est pourquoi, celles-ci ont souhaité faire bouger les lignes avec une communication directe avec les ESMS à travers une interopérabilité avec le Dossier Usager Informatisé (DUI), nommée ViaTrajectoire. Accompagnés de l’Agence du Numérique en Santé (ANS), les éditeurs de DUI ont donc été conviés à la Task Force ViaTrajectoire pour que le suivi des orientations des personnes renseigné dans le DUI soit directement transmis aux MDPH au niveau national. SociaNova s’est pleinement engagé dans cette démarche en participant à cette Task Force avec l’appui d’un client pilote. Une avancée majeure pour SociaNova ainsi que pour nos clients qui permettra de fluidifier le parcours des personnes accompagnées.

Les MDPH se veulent être un guichet unique pour les personnes en situation de handicap avec une commission qui ouvre des droits pour la personne. Il peut s’agir de droits de prestations ou de droits d’orientation vers un établissement et/ou un service. Auparavant, les MDPH donnaient la notification de droits à la personne en situation de handicap, celle-ci devait effectuer elle-même les démarches pour trouver les établissements la concernant (une liste pouvait être mentionnée dans la notification). La personne contactait directement l’établissement. Celui-ci récupérait la notification, créait le dossier avec les éléments fournit. Dans la majorité des cas, cela était   sous forme d’un dossier d’admission au format papier.

Les MDPH n’avaient pas de visibilité concernant l’admission, le refus ou le renouvellement, ni même l’établissement ou le service où la personne était accompagnée.

Un besoin grandissant d’être davantage proactif se faisait ainsi ressentir côté MDPH.  Leur mission  consistait à accompagner les personnes en situation de handicap tout au long de leur parcours de vie, c’est-à-dire d’assurer le suivi des orientations, un processus désigné sous le nom de Suivi Des Orientations (SDO).  Piloté par le GCS SARA (Groupement de Coopération Sanitaire Système d’Information Santé en Auvergne-Rhône-Alpes), ViaTrajectoire a été développé pour effectuer le suivi des orientations pour les MDPH.

 

Cependant, cet outil était totalement déconnecté des solutions de Dossier Usager Informatisé dans les établissements, car l’interopérabilité n’avait pas été envisagée. Peu de structures étaient équipées de DUI, rendant la question de l’interopérabilité non prioritaire.

 

ViaTrajectoire doit permettre aux MDPH de notifier les établissements des accompagnements pour chaque personne, tout en permettant à celle-ci de faire sa demande auprès de l’établissement de son choix. Les établissements pouvaient ainsi accéder directement aux notifications.

En 2018 à l’Ile de la Réunion , une majorité des  utilisait le même DUI, OGiRYS de SociaNova. Avec le soutien du département  (pilote MDPH) et de l’ARS, les ESMS se sont regroupés et ont demandé à SociaNova de développer un outil intégré à OGiRYS pour gérer les orientations des personnes. C’est ainsi qu’Osmose a été créé.

Chaque notification MDPH arrivait directement dans OGiRYS, y compris les nouvelles demandes d’admission, les fichiers en GED, les notifications et les éléments pré-complétés des informations reçues. Le statut était automatiquement mis à jour d’OGiRYS à Osmose, permettant ainsi à l’ARS et à la MDPH de récupérer l’information.

Malgré le bon fonctionnement d’Osmose, le coût de maintenance et de respect de la réglementation devenait trop lourd pour une seule région. D’un commun accord entre SociaNova, TESIS, le GRADeS Océanie, il a été décidé d’arrêter Osmose au profit de Via Trajectoire.

SociaNova ayant développé une compétence forte dans la conception de ce type de solution, un transfert de compétence a été gracieusement réalisé par l’équipe technique de SociaNova auprès de celle de Via Trajectoire.

Les personnes accompagnées pourront ainsi faire leurs demandes d’accompagnement directement sur ViaTrajectoire à l’échelle nationale. Par exemple pour une demande effectuée par la personne, elle peut se diriger vers tout établissement ou service au niveau national qui récupère de manière automatique toutes les informations, évitant ainsi la double saisie. La personne accompagnée peut suivre l’avancement de sa demandes grâce à la plateforme ViaTrajectoire.

Grâce à Via Trajectoire, les établissements pourront suivre tout le parcours de la personne avec la création automatique du dossier à partir des informations déjà existantes (état civil, coordonnées, représentant légal et ses coordonnées). Les renouvellements seront également reçus automatiquement permettant un suivi continu de la personne accompagnée.

Les ESMS choisiront leur éditeur en fonction de son interopérabilité avec ViaTrajectoire afin de répondre à leur obligation de suivi des orientations auprès des MDPH. Un éditeur de DUI doit donc assurer cette interopérabilité, ce qui constitue un élément déterminant .

L’interopérabilité avec ViaTrajectoire permettra une fluidité des échanges et éliminera les doubles saisies. Actuellement, les demandes sont reçues par courrier ou email et traitées manuellement, ce qui peut prendre jusqu’à 30 minutes. Avec ViaTrajectoire, ce traitement ne prendra que 5 minutes, libérant ainsi du temps pour les professionnels afin de se concentrer sur l’accompagnement des personnes.

De plus, toutes les opérations de base, comme la création de dossiers, de demandes, de séjours et de notifications, seront automatiquement intégrées dans le DUI grâce à cette interopérabilité. Cela garantit également le maintien d’un DUI unique et évite les doublons. Par exemple, si un usager revient dans un établissement cinq ans après l’avoir quitté, ViaTrajectoire effectuera un contrôle de doublon et reprendra son dossier existant, évitant ainsi les erreurs possibles lors d’un traitement manuel.

Voici les retours de 2 de nos clients lors d’une démonstration de ViaTrajectoire dans OGiRYS :

Alban Talwinski – Assistant Informatique – Adapei 79

Ludovic Boyer – Chef de projet du Dossier Usager Informatisé – Association Frédéric Levavasseur

Le projet ViaTrajectoire marque une avancée majeure dans le domaine de l’interopérabilité avec DUI. Porté par l’État, ce service national devient une exigence dans le cadre de la vague 2 du Dossier de Spécifications Réglementaires (DSR). Tous les éditeurs souhaitant être référencés devront désormais intégrer l’interopérabilité avec ViaTrajectoire pour bénéficier des financements.

Le projet ViaTrajectoire avec les éditeurs a été lancée en janvier 2023. L’Agence du Numérique en Santé (ANS) a constitué cette Task Force en collaboration avec les industriels et les établissements de santé.

SociaNova a rapidement pris position pour participer à cette phase pilote, compte tenu de l’importance du projet dans le secteur PH et de notre expérience avec Osmose. Ce projet s’inscrit dans la dynamique de digitalisation, visant à :

• Simplifier les échanges de données entre systèmes
• Éviter la double saisie par les professionnels de santé
• Minimiser les pertes d’information
• Réduire les délais de traitement.

 

Les informations saisies dans ViaTrajectoire seront automatiquement transférées dans le DUI, éliminant ainsi la dépendance à des processus manuels comme la génération de fichiers Excel. Le traitement d’une demande sera ainsi plus rapide.

Tout au long de l’année 2023, des groupes de travail se sont réunis chaque mois pour préparer l’interopérabilité, discuter des process métier, valider les premières étapes et établir les bases des exigences.

Des réunions bimensuelles avec l’ANS ont été instaurées. Ces rencontres régulières avec un consultant de l’ANS nous ont permis de faire le point sur l’avancement du projet, de discuter des éventuels blocages et de solliciter l’aide nécessaire pour continuer à progresser efficacement.

Les rencontres avec les établissements ont débuté par la suite en 2024.

Pour SociaNova, participer à ce pilote revêtait une importance stratégique, notamment en raison des avantages qu’il offre en termes d’accompagnement par les équipes de l’ANS et les experts impliqués, dont ceux de GSS Sara.

Au-delà des aspects techniques, cette participation est également un vecteur de visibilité pour SociaNova auprès de l’ANS, en tant qu’éditeur pleinement engagé dans le pilote.

Nous collaborons étroitement avec un client pilote, l’Adapei de l’Ain qui a été activement impliquée dans tous les groupes de travail du projet. Au départ, ce sont principalement ces établissements qui ont pris la parole pour expliquer à l’ANS et aux éditeurs :

• les workflows métiers, notamment le processus de gestion des notifications MDPH dès leur arrivée,
• les interactions avec les familles des usagers
• les étapes d’intégration avec le DUI.

C’est ainsi que nous avons pu commencer à construire le workflow cible pour l’interopérabilité via ViaTrajectoire, en lien avec le DUI.

 

Au fur et à mesure que nous avons acquis de la maturité sur le sujet en tant qu’éditeurs, nous avons initié les premiers développements, tout en continuant à solliciter nos clients pour des ateliers de travail. Ces échanges ont permis de leur présenter les différentes solutions développées et de recueillir leurs retours, notamment sur les choix métiers à arbitrer. Leur implication a été cruciale, car ils sont les plus proches des besoins terrain.

 

Étant donné l’importance stratégique du sujet pour SociaNova, nous avons tenu à être présents sur un projet aussi révolutionnaire pour le secteur PH. Cette implication renforce l’expertise  de SociaNova, nous permettant de rester à la pointe de l’innovation.