Comment réussir le déploiement du dossier usager informatisé ?

Question. Pouvez-vous vous présenter et présenter votre association ? 

L’Association Vendéenne pour le Dépistage et les Interventions Précoces de l’Enfant (AVDIPE) agit à faire respecter le droit fondamental de l’enfant présentant un risque de déficience ou une déficience à recevoir précocement les soins, l’éducation et l’accompagnement dont il a besoin, avec la participation de la famille. Notre association existe depuis 30 ans sur le département de la Vendée, nous gérons également le CAMSP polyvalent de Vendée ainsi que la plateforme de coordination et d’orientation (PCO TND).

Nous accompagnons des enfants âgés de 0 à 6 ans essentiellement avec un service de prévention et de soins organisé en 4 sites au sein du département. Nous sommes le seul opérateur à conduire ses missions de diagnostic, de dépistage précoce, de repérage, d’informations et de sensibilisation auprès des partenaires, d’accompagnement familial, d’accompagnement social. Nous sommes 35 salariées, avec 20 équivalents temps-plein et le reste en temps partiel. Nous sommes une équipe exclusivement féminine avec une moyenne d’âge de 42 ans.

Q. Pourquoi vous être équipé d’un dossier usager informatisé ? 

Quels étaient vos besoins ? 

Au-delà de l’obligation règlementaire, notre volonté était de s’équiper d’un outil collaboratif puisque nous étions encore au dossier papier. En effet, certaines de nos salariées sont à temps partiel dont certaines sur plusieurs sites avec des fonctions transversales. Je pense à mes collègues assistante sociale ou ergothérapeute qui interviennent sur différents sites. Avec un dossier papier, nous avions un côté chronophage.

 

D’autre part, avec des horaires décalés et des journées d’intervention différentes selon le métier de chacune, il est apparu essentiel et logique de s’équiper d’un dossier électronique. Notre objectif était ainsi que le dossier usager soit partagé, collaboratif et intuitif afin que chaque salariée, à tous les niveaux, puisse se l’approprier simplement.

Nous intervenons à plusieurs niveaux du parcours de l’enfant :

La phase de contact

La phase d’admission

La phase d’accompagnement

La phase de sortie.

 

Informatiser le dossier de l’enfant nous permettait d’accéder à tout moment et partout au dossier de l’enfant afin de l’alimenter à chaque étape. C’est ainsi que nous avons raisonné le projet.

Q. Quelles équipes étaient impliquées ? 

Nous avons travaillé ce projet avec le conseil d’administration où nous nous sommes interrogés sur la mise en place d’une solution numérique compte tenu des enjeux. Puis nous avons concerté l’ensemble des acteurs de notre association, à savoir le Comité de Direction, le CSE, les financeurs et les salariées. Tous ont confirmé les limites du dossier papier. Le projet a ainsi été acté en 2017.

 

Cela était important d’impliquer toutes les salariées car l’outil informatique peut poser une difficulté en matière d’appétence et d’appropriation de cette nouvelle technologie.

Q. Quelles étaient les étapes de décision ? 

Concernant le choix de l’outil, j’ai consulté mes collègues directeurs d’autres associations sur le département et hors département. Auparavant, nous utilisions un outil interne qui était une solution assez intéressante mais qui ne nous permettait pas d’être sur une approche collaborative. Nous avons eu des démonstrations de plusieurs éditeurs et nous avons choisi OGiRYS en 2018.

 

En tant que petite structure, nous voulions avoir le même outil que les grandes associations, c’est-à-dire OGiRYS car il nous semblait efficient. Nous avons les mêmes obligations en matière de SI (Systèmes d’Informations) usager que les grandes structures mais nous n’avons pas les mêmes moyens financiers. Un temps de réflexion a été nécessaire pour que SociaNova adapte OGiRYS à notre modèle économique et aux besoins des petites structures comme la nôtre. Cela a demandé du temps de part et d’autre pour que l’on puisse s’ajuster et acquérir OGiRYS.

Q. Selon vous, quelles sont les étapes nécessaires avant d’informatiser le dossier usager ? 

Avant la mise en place d’OGiRYS, nous avions besoin d’un temps de mise en œuvre de certaines procédures structurantes. En effet, l’outil ne règle pas certaines questions de l’ordre de l’archivage du dossier usager, de son architecture ou de l’arborescence. Ce sont des questions qui doivent être traitées en amont, au niveau de l’association.

 

Notre choix a été conditionné selon 2 critères : le projet personnalisé et le dossier usager (méthode de rangement, lieu de rangement, droit d’accès, habilitations). Nous avons ainsi dans un premier temps structuré ces 2 grandes procédures avant d’implémenter le dossier usager informatisé.

 

Nous avons également accompagné certains salariés avant même la formation de l’outil OGiRYS. Il était important que les salariées puissent s’approprier l’environnement numérique dans un premier temps, notamment avec Word et Excel, car nous n’avons pas tous la même appétence pour le numérique. En fonction du métier de chaque personne, envoyer un email n’est pas si évident, cela peut parfois représenter un frein. Nous avons mis en place des groupes de formation en fonction des niveaux de chacun. Nous avons ainsi mis en place un accompagnement aux outils numériques, car cela contribuait selon nous à la réussite de l’appropriation de l’outil.

 

 

Nous nous sommes ensuite formés à OGiRYS sur le dernier trimestre 2019. Puis nous avons déployé OGiRYS en janvier 2020. L’objectif était que chacune puisse s’approprier le dossier usager informatisé avec des procédures clairement définies.

Q. Pourquoi avoir choisi OGiRYS ? 

Pour avoir vu plusieurs outils, j’ai trouvé l’approche d’OGiRYS ergonomique. Je trouvais l’outil fluide sur la partie usage en tant que professionnelle. L’outil avait une approche calendrier que nous maîtrisions déjà, cela permettait de ne pas perdre nos habitudes et d’aider à l’appropriation de l’outil. C’est ce qui a guidé notre choix pour un dossier usager.

OGiRYS est un outil ludique avec des couleurs, des icônes, c’est intuitif.

L’outil est évolutif, c’est-à-dire qu’on peut le faire évoluer selon nos besoins et les attentes du médico-social.

OGiRYS était proposé en mode SaaS (Software as a Service), nous n’avions ainsi pas besoin d’installer des licences sur tous les postes de travail. Cela correspondait parfaitement à notre organisation multi-sites, notamment avec des salariés communs sur plusieurs structures. Ce fonctionnement correspond également au schéma départemental où des partenaires utilisaient déjà OGiRYS. Ceci explique les passerelles que nous avons entre partenaires du même département. Plusieurs associations du département utilisent OGiRYS, cela contribue à intégrer et fidéliser de nouveaux salariés qui connaissent déjà l’outil. Dernièrement, j’ai recruté une nouvelle salariée qui travaillait pour une autre association nationale implantée dans notre département. Elle connaissait déjà OGiRYS. Quand je l’ai informée que nous utilisions cet outil, elle était rassurée.

Q. Comment s’est déroulé le déploiement de la solution ? 

Nous nous sommes formés au dernier trimestre 2019, pour un déploiement au 2 janvier 2020. Nous avons réussi à tenir ce calendrier malgré les difficultés internes, puisqu’avant de connaître la crise covid, nous avons connu des difficultés liées à des absences sur des postes clés, notamment des médecins. Nous n’avions ainsi plus de médecins au sein de notre institution. Nous étions ainsi déjà en situation de crise interne avec une absence de médecins et donc un dysfonctionnement majeur pour assurer nos missions.

 

Pour autant nous avons maintenu le déploiement au 2 janvier 2020 car nous devions nous lancer, dans le cas contraire nous n’aurions jamais lancer le projet. Nos assistantes ont accompagné les professionnels à s’approprier l’outil. Nous avons créé des tutoriels avec des captures d’écran pour expliquer le chemin d’accès à une donnée. En effet, nous avons adapté nos tutoriels à la sensibilité de chacun pour qu’ils soient explicites et simples.

Début janvier toutes les équipes se sont connectées à OGiRYS et ont commencé à :

• Saisir leur calendrier
• Renseigner leur activité
• Renseigner le dossier de l’enfant au travers des bilans, à travers le calendrier.

 

Les salariés remplissaient leur agenda, les écrits professionnels puis s’en suivait un contrôle qualité pour aider les salariés à l’appropriation de l’outil. Cela permettait de repérer les éventuels dysfonctionnements de saisie et ainsi d’accompagner les salariés qui en avaient besoin. Nous avons ainsi mis en place des contrôles de suivi d’activité afin d’améliorer la qualité des saisies effectuées. Pour certains cela était simple, pour d’autres, cela nécessitait un accompagnement personnalisé. Cet accompagnement représentait un temps important, mais un temps nécessaire pour que chacun puisse s’approprier OGiRYS.

 

Puis le confinement est arrivé assez rapidement, nous nous sommes retrouvés en grande difficulté puisque nous sommes une organisation satellitaire, donc nous étions complètement fermés. Nous avons dû maintenir notre activité à distance.

Nous avons ainsi pris conscience de l’importance d’avoir un outil permettant de tracer notre activité et de garantir la continuité de notre accompagnement.

Ainsi, pendant le confinement les assistantes ont numérisé toutes les pièces papiers des dossiers des enfants accueillis pour les intégrer à OGiRYS. L’objectif était de supprimer les dossiers papiers. Cela a été un travail considérable puisqu’elles l’ont fait depuis leur domicile sans une « super imprimante », super efficace où l’on peut insérer plusieurs feuilles en même temps. Elles ont réussi à intégrer tous les documents grâce à des applications qu’elles ont trouvé sur leur téléphone portable, ce qui a permis d’alimenter les dossiers des enfants. Les collègues à domicile ont ainsi pu garder le fil dans le parcours des enfants. Les assistantes ont inséré l’ensemble des documents papiers médicaux et administratifs dans la GED (Gestion Électronique des Documents) afin de garder l’historique de chaque enfant.

 

Nous avons ensuite travaillé sur OGiRYS afin de se partager les informations notamment en termes d’accompagnement pour connaître la situation de chaque enfant et de leur famille. Cela nous permettait de nous rapprocher des enfants et des familles qui avaient besoin davantage de soutien psychologique. Grâce à OGiRYS, logiciel médico-social commun et partagé, nous avons pu suivre l’évolution de chaque enfant très simplement.

Lorsque nous sommes revenus du confinement, les dossiers papiers étaient totalement intégrés à OGiRYS. Nous n’avons pas remis ces dossiers papiers dans les armoires accessibles à tous. Nous avons rangé ces dossiers dans la salle d’archives qui est fermée à clé et où personne n’est jamais retournée. Ce qui a contribué de manière significative à l’appropriation d’OGiRYS, c’est de ne pas retomber dans l’utilisation du papier.

 

Finalement, c’était devenu naturel d’utiliser OGiRYS puisque nous l’utilisions depuis plusieurs semaines. OGiRYS est devenu l’outil de référence dans l’institution et le dossier papier a disparu pendant la crise covid.

 

D’autre part, le directeur doit être moteur dans cette démarche d’appropriation de l’outil pour embarquer tous les salariés. J’ai beaucoup œuvré pour l’appropriation d’OGiRYS notamment en procédant à des contrôles et à de l’accompagnement. C’est un rôle qui n’est pas des plus agréables mais c’est un rôle qui est nécessaire pour faire avancer le projet au sein de l’Association. Ce rôle a été compris et accepté de toutes car nous avions expliqué les enjeux en amont, c’est-à-dire, les rapports d’activité, le CPOM, etc. Lorsque le projet a été clairement expliqué, l’ensemble des salariées a joué le jeu pour renseigner OGiRYS. Nous avons eu quelques loupés mais cela fait partie du projet, on ne peut pas être à 100%.

Nous avons eu un accompagnement de SociaNova avec une personne qui nous coachait. Cela avait un côté rassurant car il nous soutenait dans la phase de déploiement lorsque nous avions des difficultés internes. Un des facteurs clés de succès est l’implication de tous.

Il est important que tous les salariés comprennent les enjeux d’un tel projet et que le directeur soit véritablement moteur de la mise en œuvre du dossier usager informatisé.

Il doit procéder à une explication du projet, procéder à des contrôles, répondre à des besoins de formation et être à l’écoute des demandes d’améliorations de son équipe.

 

En ce qui concerne la partie technique, nous n’avions pas tout paramétré comme il le fallait au début du projet. Nous sommes une petite structure et nous devons donc assurer la partie technique par nous-mêmes. Nous devions également être réactifs sur cette partie-là car nous n’avions pas de DSI, ni de technicien. Pour ma part, j’ai une appétence pour l’outil informatique, notamment pour que ces nouvelles technologies soient au service du parcours des enfants. Nous avons créé une dynamique avec les assistantes autour de ce sujet. Nous avons également un temps d’accompagnement avec SociaNova qui nous aide sur cette thématique notamment sur la partie technique (paramétrages que nous ne maîtrisons pas). Il s’agit d’un travail d’équipe, aussi bien interne qu’externe avec SociaNova pour les volets formations et techniques. Ce travail collectif nous a permis d’implémenter OGiRYS en toute sérénité, cela n’a pas été toujours évident car nous ne parlons pas « tous le même langage » mais nous y sommes arrivés.

Q. Comment cela s’est-il passé après le déploiement pour vous et vos équipes ? 

Une fois le déploiement terminé, nous avons pris les bonnes habitudes en nous connectant sur OGiRYS dès notre arrivée. C’est une habitude que chacune s’est appropriée quel que soit son poste dans l’organisation. OGiRYS est notre outil collaboratif, il nous permet de visualiser l’évolution du parcours des enfants. C’est un outil essentiel pour toutes les équipes. La saisie de l’activité est acquise pour tous ainsi que les écrits professionnels qui nous permettent de garantir la continuité de l’accompagnement auprès des enfants.

Actuellement, nous travaillons sur les outils de pilotage et les rapports afin de nous perfectionner. Nous nous appuyons sur SociaNova pour nous aider sur ce sujet. Le dossier unique OGiRYS est vraiment adapté à notre association, notamment avec le projet personnalisé que nous renseignons continuellement. Aujourd’hui, on ne se pose plus de questions, notre outil de référence c’est OGiRYS. La question du déploiement de l’outil est pour nous finalisée. Nous sommes maintenant dans une approche qualitative, c’est-à-dire « comment renseigner l’information », « l’information est-elle bien renseignée ?».

 

Nous devons nous améliorer sur le volet médical car nous l’avons peu travaillé en 2020 dû à un manque d’effectifs (médecins). À ce jour, nous avons 3 médecins qui utilisent OGiRYS. OGiRYS est ainsi devenu notre outil de référence pour toutes les équipes, nous n’avons plus aucun document dans notre institution. En informatisant le dossier usager, nous avons également intégré toute la règlementation relative au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Aujourd’hui nous sommes dans une phase de suivi de projet que nous améliorons continuellement.

 

Nous souhaitons par exemple donner accès aux familles à OGiRYS. Cela leur permettra de consulter le calendrier de leur enfant et de connaître les dates de rendez-vous au sein de l’Association. En effet, nous avons un service en ambulatoire, les rendez-vous sont ponctuels. Parfois les familles ont plusieurs rendez-vous, il peut leur arriver d’en oublier. Nous souhaitons une communication plus fluide avec l’extérieur notamment pour que les familles puissent accéder au calendrier de leur enfant.

Q. Que vous apporte OGiRYS au quotidien, à vous et à vos équipes, notamment en temps de crise ? 

OGiRYS nous permet de fluidifier la coordination entre les équipes car nous avons plusieurs salariées à temps partiel. OGiRYS nous permet ainsi de partager l’information entre toutes les équipes. Lorsque nous avons besoin d’une information concernant un usager, nous allons directement dans le dossier de l’enfant, puis en fonction des droits de chacun, nous pouvons trouver l’information souhaitée. L’information est commune et partagée, cela permet aux équipes d’accéder aux informations des enfants afin de garantir la continuité de l’accompagnement. C’est un véritable bénéfice pour toutes les équipes. Tout le monde est satisfait d’avoir OGiRYS comme dossier usager informatisé.

 

Nous sommes dans une organisation satellitaire, OGiRYS nous permet ainsi d’avoir une continuité dans l’accompagnement des enfants. D’autant plus que dans cette situation de crise sanitaire, toutes nos réunions internes se font en visioconférence, le partage d’informations à travers OGiRYS est donc essentiel. Lorsque l’on cherche une information sur un enfant, on sait qu’on va la trouver dans OGiRYS. Chacun s’impose une rigueur de travail afin de renseigner les informations dans OGIRYS, c’est vraiment un plus pour tout le monde.

 

OGiRYS nous permet de partager et fluidifier l’information notamment entre :

Les salariés à temps partiel

Le télétravail

Nos 4 antennes en Vendée

Les équipes pluridisciplinaires

Les personnes ayant des missions transversales

Les personnes soumises au secret médical

OGiRYS nous aide énormément à gérer tout cela.

Q. Après 1 an de mise en place, quels sont selon vous les atouts d’OGiRYS et de SociaNova ? 

Concernant OGiRYS, son atout premier est qu’il s’agit d’un dossier usager évolutif, c’est-à-dire qu’il s’adapte à notre politique institutionnelle. Nous n’avons pas à nous accommoder d’un outil « coûte que coûte ». Avec OGiRYS, nous avons une forme de souplesse notamment avec des éléments modulables qui nous sont proposés. C’est ce que nous apprécions et qui est intéressant pour notre structure. Pour exemple, nous avons amorcé le projet personnalisé en 2018 et nous en sommes aujourd’hui à notre 4^ème version. Nous sommes dans un processus d’amélioration continue avec SociaNova.

À mon niveau, je peux dire que SociaNova est à l’écoute de nos différentes demandes d’évolutions.  SociaNova a mis en place « la communauté des administrateurs OGiRYS ». Elle est très intéressante dans le sens où elle permet de partager les bonnes pratiques et les questionnements. J’y ai rencontré plusieurs personnes dans toute la France métropolitaine et ultra-marine, c’est une communauté généreuse et dynamique qui contribue faire des propositions concrètes et constructives pour que petit ou grand puisse avancer !

SociaNova est un acteur pro-actif, notamment en ce qui concerne Ma Santé 2022 afin d’être conforme. Cela est essentiel pour nous aider à nous projeter. J’ai toute confiance en SociaNova. SociaNova est un éditeur légitime qui maîtrise les évolutions politiques publiques, cela est très important.

En ce qui concerne les CAMSP et PCO, il s’agit d’une activité particulière qui nécessite selon moi, un développement adapté. C’est tout l’enjeu sur lequel nous travaillons actuellement à travers des groupes de travail.

Nous avons également un réel enjeu concernant le pilotage de notre activité. SociaNova m’accompagne sur ce sujet pour améliorer le pilotage de notre activité à travers des rapports. Je reconnais aux équipes de SociaNova une écoute attentive pour les petites structures comme la nôtre. En effet, nous n’avons pas de DSI ni de technicien au sein de notre institution ce qui peut être parfois difficile car nous ne maîtrisons pas ces sujets. Je reconnais à SociaNova cette capacité d’ajustement pour répondre aux besoins et attentes d’une petite association. Il a fallu bâtir un climat de confiance, cela ne s’est pas décrété du jour au lendemain, il faut du temps. En un an, nous avons parcouru un long chemin ensemble qui nous a permis d’instaurer ce rapport de confiance entre l’AVDIPE et SociaNova. Cela nous laisse présager un bel avenir commun. C’est formidable.