Témoignage Moulin Vert : Informatiser le dossier de l’usager

L’Association Le Moulin Vert a été interviewée par le magazine Directions (magazine dédié aux directeurs et cadres du social et médico-social) en février 2020 sur la thématique “Informatiser le dossier de l’usager sans attendre”.

Découvrez le témoignage de leur Directeur des Systèmes d’Information, Baptiste Foulon, sur la mise en place du logiciel de Dossier Usager Informatisé, OGiRYS.

L’Association Le Moulin Vert a été créée en 1902 et assure des missions :

• De protection de l’enfance et des familles
• D’accompagnement et prise en charge des personnes handicapées
• D’accueil des personnes âgées dépendantes.

L’association gère aujourd’hui 56 établissements et services répartis sur 33 sites dans 4 régions (Bretagne, Île-de-France, Hauts-de-France et Normandie).

Elle accompagne près de 3.000 personnes dans différentes structures d’action sociale (IME, IMP, CAMSP, CMPP, SESSAD, SAMSAH, SAVS, ESAT, etc).

Avant l’implémentation de tout logiciel, le Moulin Vert est parti d’une phase d’analyse de ses besoins pour tous ses établissements. Baptiste Foulon le rappelle : « La difficulté dans le secteur est que nous ne sommes généralement pas habitués à formaliser ces besoins. Qui plus est pour un type de logiciels que nous n’avons jamais vu ! ». 

Le Moulin Vert a ainsi pris en compte les besoins métiers, fonctionnels et sécuritaires dans le choix du logiciel de dossier de l’usager. Baptiste Foulon l’affirme : « Il faut y inclure les exigences techniques, comme l’hébergement des données de santé (HDS), du cahier des charges, et les exigences fonctionnelles déterminées avec les professionnels. »

Le Moulin Vert a créé une équipe dédiée au projet d’informatisation du dossier de l’usager. Ce groupe de travail rassemblait une quinzaine de professionnels coordonnée par le DSI.  Baptiste Foulon argumente: « Ce ne doit pas être une décision prise par le DSI dans son coin, mais une démarche très volontariste. Elle doit être lancée par la direction ou le conseil d’administration.» 

Le Moulin Vert a ensuite rencontré d’autres associations pour les interroger sur leur choix de Dossier Informatisé Usager (DIU). Le DSI explique : « Cette démarche a duré deux ans. Ça peut paraître long, mais il ne faut surtout pas aller trop vite. Il y a beaucoup de logiciels sur le marché et il y a une phase importante de préparation des équipes ».

Pour mettre en place un dossier unique informatisé de l’usager, une phase de formation est nécessaire. Cette appropriation de l’outil informatique a été possible grâce à un plan de formations adaptées à chaque métier. 

Le DSI précise : « La formation des personnels a été faite par l’éditeur pour les cadres, les professionnels médicaux et les référents applicatifs (un ou deux par établissement). Ce sont ces derniers qui ont ensuite formé les autres professionnels concernés. ». 

Le Moulin Vert a recruté un chef de projet dédié à la mise en place du DIU. Un recrutement nécessaire dans un enjeu d’accompagnement au changement pour les équipes.

Le Ministère des Solidarités et de la Santé a publié la feuille de route “Accélérer le virage numérique en santé” ainsi qu’une cartographie fonctionnelle. Elles définissent les futurs chantiers pour renforcer la place du numérique dans les ESMS. 

Les structures médico-sociales peuvent bénéficier du fonds d’amorçage de 30 millions d’euros prévu par la CNSA. Cette aide financière vise à accompagner les organisations médico-sociales souhaitant informatiser leur dossier usager.

SociaNova a réussi se positionner avec une solution adaptée aux besoins de l’organisme gestionnaire à travers différents critères.

Ce fut le 1er point d’attention de l’association auquel nous avons répondu. Le DSI précise :

Nous avons opté pour cette solution, en raison de son ergonomie tout d’abord. Il est simple d’utilisation pour tous les professionnels.

En effet, il était essentiel que toute l’équipe de l’association puisse naviguer intuitivement et facilement sur OGiRYS. Qu’il s’agisse des éducateurs spécialisés, des médecins, des cadres de direction, des chefs de service, etc, tous ont réussi à s’approprier OGiRYS. 

Aucune formation en informatique n’est requise car l’outil est tellement facile d’utilisation que même les plus novices en informatique se sont appropriés le logiciel du dossier informatisé de l’usager, OGiRYS. Cela a permis de faciliter le partage d’informations au sein de l’Association.

Nous adaptons nos tarifs à chaque type de structure ainsi qu’au nombre d’usagers accueillis. Il est important pour SociaNova que toutes les associations, petites ou grandes, puissent bénéficier d’un dossier unique de l’usager complet. 

C’est pour cela que nous adaptons notre offre tarifaire à chaque structure. Le prix que nous proposons comprend le logiciel OGiRYS en mode SaaS (Software as a Service) ainsi que l’hébergement de données de santé sécurisé (certifié HDS).

SociaNova tient à remercier le Moulin Vert pour son implication dans les projets d’innovation d’OGiRYS. C’est grâce aux nombreux échanges avec l’Association notamment que nous pouvons aujourd’hui proposer le plus large panel de fonctionnalités dans le domaine médico-social du dossier informatisé de l’usager. Le Moulin Vert contribue ainsi à l’innovation continue de notre solution OGiRYS.