Générez des rapports dans votre Dossier Usager Informatisé : un atout pour piloter votre activité

À l’occasion des ESMS à l’honneur, nous avons interviewé Laura Weber, Chargée d’études et d’analyse de données au sein de la Fondation des Amis de l’Atelier. Le sujet : la construction des Rapports Normalisés d’Activité avec SociaNova. Nous tenions à la remercier chaleureusement pour le temps accordé à cette interview ainsi que sa bonne humeur.

Question. Pouvez-vous vous présenter et présenter votre Association ?

Je suis Laura Weber, chargée d’études et d’analyse de données à la Fondation des Amis de l’Atelier. Je travaille au service qualité, service en charge de déployer le Dossier Unique de l’Usager (DUU), donc OGiRYS au sein des établissements et services de la fondation.

La Fondation des Amis de l’Atelier compte 90 établissements et services et accompagne plus de 3.000 personnes, des personnes qui sont en situation de handicap : psychique, mental, avec autisme, ou polyhandicapées. La vocation première de la Fondation est de développer des actions qui sont destinées aux personnes en situation de handicap et de leur offrir des services spécialisés et adaptés à leurs besoins et attentes.

Cette année nous fêtons les 60 ans de la Fondation des Amis de l’Atelier. C’est une année qui est importante pour nous car elle marque les nombreuses années d’accompagnement auprès des personnes en situation de handicap.

Elle marque aussi le développement de la Fondation et l’adaptation aux nouveaux projets. Notamment avec l’ouverture d’un nouveau FAM à la rentrée qui utilisera OGIRYS. Le FAM de Bécheville accueillera plus de 100 personnes en situation de handicap psychique ou avec autisme.

La Fondation a deux types de financement :

Les financements publics (Assurance Maladie, de l’État ou des Conseils Départementaux).

Les financements privés (des donations, des legs, du mécénat, etc).

En ce qui concerne le financement public, nous sommes soumis à des règles de contrôle par les services financiers des départements et de l’Etat et devons rendre compte de notre activité.

Q. Vous avez réalisé avec SociaNova des rapports pour votre Fondation, pouvez-vous nous en dire davantage à ce sujet ?    

Nous avons réalisé avec SociaNova des rapports d’activité, dit Rapports Normalisés d’Activité (RNA), qui nous sont demandés par nos financeurs publics. Cela est demandé une fois par an durant la période de mars/avril au titre de l’année N-1. Ces rapports sont élaborés à partir d’une trame envoyée par les financeurs et reprenant différents indicateurs d’activité, dont les spécificités de la structure, le public accueilli, le nombre d’actes réalisés, etc.  

La plupart des informations demandées par les financeurs se trouvent dans le dossier unique de l’usager, OGiRYS. Cela fait maintenant plusieurs années que nous utilisons OGiRYS, le déploiement s’est fait en 2015. C’est pour cela que nous avons mené un travail de fond avec SociaNova tout au long du second semestre 2020. L’objectif était d’intégrer directement ce rapport dans OGiRYS et permettre l’extraction en un clic.

Ces rapports sont adaptés et personnalisés au format envoyé par le financeur. Ils permettent de calculer automatiquement les indicateurs pour les services de la Fondation.

C’est très simple d’utilisation, en un clic nous avons toutes les informations. C’est une vraie valeur ajoutée pour la Fondation, cela permet d’avoir des indicateurs communs à tous les établissements par type d’établissement. Ces rapports permettent également au siège de consolider les données au niveau de la Fondation et d’avoir une vision d’ensemble du travail réalisé par les services.

La méthode de travail proposée par SociaNova a été vraiment très efficace. Nous nous sommes retrouvés une heure toutes les semaines pendant 6 mois. Cela nous a permis de définir les formules de calcul et de déterminer précisément l’endroit de recherche des données.

Q. Quelle est la finalité de ces rapports ? 

Quelles que soient nos modalités de financement (dotation globale ou prix de journée), nous devons rendre compte de notre activité pour voir si nous sommes bien au niveau de ce qui nous a été demandé.

D’autre part, ces rapports nous donnent la possibilité d’analyser et de comparer l’activité des différents services de la Fondation, et les grandes caractéristiques des personnes accompagnées. Ils nous fournissent une base objective pour étudier l’évolution et harmoniser le fonctionnement de nos services.

Q. Quelles équipes étaient concernées par ces rapports?

La direction de la qualité est directement concernée par ces rapports. C’est elle qui est chargée du déploiement d’OGiRYS et donc qui a travaillé avec SociaNova sur la réalisation de ces rapports. Nous avons aussi beaucoup travaillé avec les directeurs d’établissements sans qui nous n’aurions rien pu faire. Au niveau de la qualité, nous étions 2 personnes ; 4 directeurs d’établissements ont participé sur la base du volontariat.

Au fur et à mesure du projet, les directeurs ont contrôlé et vérifié les données ainsi que le calcul des indicateurs. Nous avons ensuite organisé une réunion de retours d’expérience avec les directeurs des services sur le travail effectué. Les retours étaient très positifs et cela nous a permis d’identifier quelques pistes d’améliorations.

Q. Comment étaient effectués ces rapports auparavant ?

Auparavant les données d’activité étaient calculées à la main ou à l’aide de plusieurs extractions disponibles dans OGiRYS.

Maintenant elles sont calculées automatiquement, nous pouvons extraire les rapports en un clic. C’est un véritable gain de temps pour nous, l’extraction de ces rapports représente une vraie plus-value pour la Fondation. Cela nous a ainsi permis d’harmoniser nos pratiques et le remplissage d’OGiRYS.

Nous avons pu avec ce rapport redéfinir certaines notions comme les activités collectives.

Ces rapports nous ont également permis d’avoir des indicateurs communs, d’être sûrs de bien calculer la même chose de la même façon. Tout n’est pas disponible dans OGiRYS, certains indicateurs ne peuvent être calculés depuis OGiRYS soit parce que nous n’avons pas rempli ces données, soit parce que le logiciel n’est pas structuré pour. Par exemple nous n’avons pas accès à la situation professionnelle des usagers ou les relais qui sont mis en place une fois que la personne a quitté la structure. Donc cela reste encore calculé à la main.

Q. Pour quels types d’établissements avez-vous mis en place ces rapports ?

Aujourd’hui ces rapports sont mis en place pour les SAMSAH d’Ile-de-France donc demandés par l’ARS Ile-de-France, et les SAVS du département du 92 où le financement se fait par le Conseil Départemental. Nous envoyons au total 10 rapports aux financeurs.

Nous aimerions continuer sur cette lancée et l’étendre à d’autres types d’établissements, notamment les PCPE. Avec les directeurs d’établissements, nous avons déjà identifié des pistes d’amélioration. Nous allons ainsi continuer à travailler avec SociaNova sur l’évolution de ces rapports.

Il est également probable que les financeurs eux-mêmes nous demandent des évolutions sur les indicateurs calculés. Cela modifierait la trame actuelle, ce qui demanderait un nouveau travail avec SociaNova sur l’adaptation des rapports.

Q. Quelle a été la valeur ajoutée de SociaNova ?

SociaNova nous a permis d’identifier les discordances qu’il y avait dans le remplissage entre les différentes structures. Cela nous a permis d’harmoniser nos pratiques à l’échelle de la Fondation, il s’agit là d’une vraie plus-value. Nous avons par exemple revu la procédure d’admission à la suite de la construction de ce rapport pour l’adapter et intégrer un mode opératoire OGiRYS. Ceci nous permettra de comptabiliser le nombre de demandes reçues ou le nombre de personnes admises.

 

La construction de ces rapports nous a également permis d’harmoniser les listes paramétrables dans OGiRYS pour que le remplissage par les professionnels soit le même au sein de toute la structure. Travailler avec SociaNova nous a permis de fiabiliser les données disponibles dans OGiRYS et de légitimer l’utilisation du dossier unique de l’usager auprès de tous les professionnels.

Ce travail avec SociaNova nous a permis de sensibiliser les professionnels au bon remplissage d’OGiRYS à travers ces rapports d’activité.

En utilisant ce rapport nous valorisons directement le travail réalisé par les professionnels et les équipes. Cela valorise aussi les actions et les projets menés tout au long de l’année.

Q. Comment SociaNova vous a accompagné dans la construction de ces rapports ?

Socianova nous a proposé une méthode de travail qui était vraiment très efficace, cela a été déployé en mode projet. Nous travaillons environ trois heures par semaine pendant plus de 6 mois : 2 heures de préparation chacun de son côté puis une heure d’échange ensemble. Chaque semaine SociaNova nous livrait de nouveaux indicateurs que nous devions vérifier et contrôler pour la semaine suivante. Au cours de cette heure de travail, nous essayions d’identifier les formules de calcul des indicateurs pour avoir une livraison la semaine suivante. C’est grâce à la régularité de cet investissement que nous avons pu déployer le rapport aussi rapidement et efficacement.

La relation avec SociaNova s’est très bien passée. Ce travail hebdomadaire nous a permis de créer du lien et nous aide beaucoup au quotidien aujourd’hui.

La Fondation est vraiment ravie du travail mené avec SociaNova sur Ogirys, il représente un réel gain de temps. C’est un logiciel facile d’utilisation notamment par le biais de ces rapports qui permet de valoriser l’activité, les projets qui sont menés, les actions qui sont réalisées, etc.