Assurer l’accompagnement des usagers pendant le confinement grâce au dossier unique informatisé

Question. Pouvez-vous vous présenter et présenter votre association ?

En ce qui concerne la DSI de l’Adapei-Aria de Vendée, nous existons depuis 2017 et nous sommes rattachés à la Direction Générale. Nous avons ainsi commencé en 2017 à 5 personnes et nous sommes aujourd’hui 11 personnes au total. Nous faisons ainsi partie dans le médico-social des DSI « les plus importantes ».
Nous avons la chance d’avoir informatisé le dossier de la personne. Notre réflexion a débuté en 2013 et nous travaillons avec OGIRYS (dossier de l’usager informatisé de SociaNova) depuis plus de 6 ans.

Q. Aujourd’hui quelles équipes utilisent le dossier informatisé de l’usager, OGiRYS ?

Les directions, l’administratif, l’éducatif, le médical, le paramédical utilisent OGiRYS au quotidien. Nous sortons des rapports d’activité annuel à la DSI pour connaître l’utilisation de l’outil. Sur le rapport d’activité 2019 nous étions à peu près à 680 professionnels connectés par jour ouvré. Nous avions plus de 2.900 dossiers de personnes avec un taux moyen de remplissage à :

97% pour les données administratives
44% pour les données de soins
47% pour les données médicales.

 

Ces chiffres s’expliquent car dans certains de nos établissements nous n’avons pas de professionnels de santé et nous n’avons pas, voire très peu, d’informations médicales sur ces personnes.

Il est intéressant de constater que ces chiffres augmentent de quasi 10% par an pour la partie soins et la partie médicale. Cette augmentation s’explique car l’Adapei-Aria de Vendée a fait le choix d’avoir 3 formateurs accompagnateurs SI. Il s’agit d’anciens chefs de service et d’aides-soignants. Ils forment au quotidien les différents professionnels sur 1.600 heures. En 2017 nous étions à 1.800 heures de formation. Nous avons ainsi continué le déploiement de l’outil OGiRYS.

Pour 2020, nous avons fait le choix de donner plus de liberté et d’autonomie à nos équipes en termes de formations. La DSI propose un ensemble de formations concernant les fonctionnalités d’OGiRYS, puis conjointement avec les cadres de direction nous définissons un programme de formations pédagogiques. Les directions peuvent ainsi choisir les formations selon leurs besoins. Chacun peut construire son programme de formations pour monter en compétences sur l’outil en adéquation avec ses attentes.

Q. Lors de l’annonce du 1er confinement, quels aménagements avez-vous mis en place pour vous et vos équipes ? Et pour les personnes accompagnées ?

Le 1er sujet de la DSI, au-delà d’OGiRYS, était de mettre en place le télétravail pour une grande partie des équipes. Pendant le 1er confinement tous les ESAT et IME étaient fermés, nous avions donc un certain nombre de professionnels à domicile ou repartagés sur les différents établissements. En une journée nous avons mis 500 personnes en télétravail et nous avons équipé 150 professionnels avec des ordinateurs. Il était essentiel que nous ayons le stock de matériels, d’avoir une certaine méthodologie et d’avoir des outils collaboratifs.

Fin 2019 nous avions programmé la mise en place des outils collaboratifs et le partage d’informations pour le travail à distance auprès de tous nos managers. Nos managers étaient donc formés aux outils collaboratifs. Pour nous cela n’a pas été si compliqué que ça, nous sommes passés de 3 visioconférences par jour à 230/240 visioconférences par jour. Au-delà de l’outil OGiRYS qui sert pour le suivi et l’accompagnement, nous avions déjà la partie outil numérique au sein de l’association.

 

Tout en respectant un certain nombre de règles de sécurité, nous avons donné accès à OGiRYS aux professionnels en télétravail pour continuer leur accompagnement à distance et pour partager l’information concernant les personnes. Le partage a été possible grâce à ces outils :

• Les outils collaboratifs permettaient de gérer les réunions interprofessionnelles, pour parler d’un usager, d’une famille ou échanger avec une famille,
• L’outil OGiRYS était le catalyseur de tous les échanges entre les professionnels.

En ce qui concerne l’accompagnement des usagers avant le confinement, nous avons mis en œuvre un certain nombre de solutions pour que les familles et les professionnels puissent faire des visioconférences avec un temps d’accompagnement. Pour maintenir un lien social et continuer l’accompagnement, la visioconférence a été un véritable moyen de communication.

Q. Combien de temps cela vous a-t-il pris pour vous organiser ?

Pour nous cela a été plutôt vite, nous avons eu une première semaine assez intense pour mettre en œuvre ces éléments. Durant le premier mois de confinement nous avons eu 1.200 tickets à la hotline de la DSI alors qu’habituellement nous en avons que 600 par mois. Nous avons doublé le nombre de tickets tout simplement car les salariés avaient besoin d’assistance (imprimante qui ne fonctionne pas, autoriser l’accès à OGiRYS directement de leur ordinateur, etc).

Nous avons ainsi mis en place des tutoriels, notamment concernant OGiRYS.  Nous avons eu 1.200 vues sur un tutoriel qui a été un succès. Nous avons également lancé un projet qui nous tenait à cœur : les formations en e-learning. Nous nous sommes équipés d’un petit studio d’enregistrement pour mettre en œuvre des formations à distance et pouvoir former nos professionnels pour qu’ils puissent continuer à utiliser nos outils.  Nous lançons en janvier 2021 les formations en e-learning pour OGiRYS. Ces formations présentent un avantage prépondérant, les professionnels peuvent suivre ces formations depuis leur domicile, alors qu’auparavant ils devaient se déplacer pour faire une formation (avec un trajet parfois long). Les professionnels peuvent suivre ces formations quand ils le souhaitent, ils sont ainsi autonomes. Nous proposons un modèle de formations hybride, c’est-à-dire aussi bien des formations en présentiel qu’en e-learning. Chacun peut choisir la formation qui lui correspond.

 

J’ai tendance à dire que cela a été intense, mais nous avons fait un vrai bon en avant. Toutes les personnes qui avaient encore des craintes autour de l’outil numérique, qui ne voulaient pas y aller, qui étaient réfractaires, elles ont utilisé les outils numériques durant cette période de confinement. Cela les a poussées à y aller, elles n’ont pas eu le choix. Au final ces personnes se rendent compte qu’il est utile de partager l’information. En effet, quand ces personnes étaient dans les locaux, elles arrivaient à faire le fameux « post-it ».

Quand chacun est chez soi, on se rend compte que l’outil OGiRYS est essentiel pour la traçabilité, le suivi et la sécurité des informations.

Pour moi, cela est un gain, on l’a fait et on ne le perdra pas.

Q. Comment s’est organisée votre activité durant le confinement ?

Pour les personnes accueillies, nous avons eu quelques difficultés à mettre en place des activités puisqu’il faut un temps d’adaptation à l’outil. SociaNova a mis en place un outil pour savoir si les personnes allaient bien, Safety Check. Cela nous a permis de savoir si une personne souhaitait nous alerter sur sa situation. Cela a été bénéfique pour nous, il y avait un réel intérêt.

Nous avons créé pendant le confinement, le journal des confinés. Nous avons réalisé des vidéos interactives sous forme de conte pour expliquer simplement le confinement, ses conséquences et le déconfinement:

Le numérique a vraiment apporté un soutien plus intense sur certains sujets dont certains sécuritaires, notamment Safety Check.

Le numérique a également apporté un soutien plus ludique avec une personne qui ne peut pas se déplacer mais va effectuer son concert de guitare en visioconférence auprès de tous les usagers.

Nous avons également eu le sujet des familles. Cela faisait un moment que nous réfléchissions à des communications numériques auprès des familles. Nous les avons lancées et nous avons mis en œuvre des communications régulières sur l’avancement de la crise et les choix effectués au sein de notre cellule de crise (newsletters, informations générales sur le covid-19). Nous avons construit un lien supplémentaire avec les familles grâce au numérique. Si nous devions envoyer un courrier à chaque communication, nous aurions eu un temps de retard.

Q. Qu’avez-vous fait différemment lors du second confinement ?

Au 2^ème confinement, nous étions déjà préparés, nous avions donc tous les éléments nécessaires : masques, gel hydroalcoolique, gants, affichages, etc. Au 1^er confinement nous avons subi toute cette logistique et nous avons connu une pénurie de masques, nos professionnels ne pouvaient donc pas travailler.

Ainsi, au 2^ème confinement nous avons développé des outils, notamment des visioconférences par chambre pour chaque personne afin que chaque famille puisse garder un lien social. Lors de cette période nous avons dû gérer les déplacements des personnes, c’est-à-dire connaître les allers et venues pour assurer la sécurité de tous les usagers face à la crise sanitaire. Pendant le 1^er confinement nous étions très peu touchés en Vendée. Durant le second confinement, tout le territoire a été touché par la Covid-19 et nous avons eu nos premiers cas positifs. Nous avons dû nous organiser pour les traiter et mettre en place des cellules Covid. Aujourd’hui tous les hôpitaux sont saturés, alors qu’auparavant nous accueillions des personnes d’autres départements.

Q. Comment SociaNova et plus particulièrement OGiRYS vous ont aidés lors de ces périodes de confinement ?

Pendant le confinement on a vu toute la puissance de l’outil OGiRYS, c’est-à-dire que certains étaient persuadés de la puissance de celui-ci, d’autres se sont dit qu’ils pouvaient tout faire avec OGiRYS, et d’autres ont demandé si l’on pouvait aller encore plus loin.

Nous travaillons actuellement sur cette perspective avec SociaNova, notamment l’interopérabilité avec d’autres acteurs. Pendant ces périodes de confinement nous avons partagé des ressources avec d’autres associations, nous avons ainsi accompagné des personnes d’autres associations. C’est en ce sens que je mets en avant la puissance de l’outil et de toute l’adaptabilité de SociaNova.

Nous avons eu :

• Des professionnels qui ont découvert OGiRYS pour la première fois et qui se sont dit « Top avec cela je fais tout et je ne perds rien» ;
• Des professionnels qui ont pu travailler normalement, pour eux cela n’a pas changé leur quotidien puisqu’ils travaillaient déjà avec l’outil (tout le personnel éducatif par exemple) ;
• Des professionnels qui utilisaient déjà beaucoup OGiRYS et qui se sont demandé si on ne pouvait pas aller plus loin puisqu’ils ont accompagné des personnes d’autres associations.

Nous avons connu ici des problématiques d’interopérabilité entre des outils différents pour une même personne. D’où le sujet de Ma Santé 2022 et le sujet d’interopérabilité entre les différentes plateformes. OGiRYS est incontestablement l’outil favorable à la transformation numérique dans le médico-social.

Q. Ces périodes de confinement vous ont-elles fait prendre conscience d’éléments indispensables pour votre activité ?

Une connexion internet est indispensable. Nous avons fait un important investissement en 2018 pour installer la fibre dans nos établissements. Le numérique doit être adaptable et agile. C’est le cas d’OGiRYS. Cela a permis de faire prendre conscience à chaque professionnel que son compte individuel OGiRYS est essentiel d’un point de vue de traçabilité. Quand un professionnel intervient sur le dossier d’une personne, il intervient avec son numéro d’identification OGiRYS. Cela permet de suivre le traitement, les transmissions, les écrits, le projet personnalisé, les échanges téléphoniques. Cela a mis en avant l’agilité, la performance et la disponibilité d’OGiRYS. Au niveau de nos statistiques de disponibilité de nos applications, OGiRYS a été disponible 99,7% du temps.

Le maintien en conditions opérationnelles de l’ensemble de la chaîne de valeur est important. C’est-à-dire, fournir aussi bien un ordinateur, qu’une application qui va permettre l’accompagnement qu’en passant par un système de visioconférence.

Q. Pour un établissement, quels étaient les risques de ne pas avoir de dossier informatisé de l’usager lors du confinement ?

Le risque premier est le partage de l’information avec ses collègues. Cela peut être compliqué, notamment dans la continuité de l’accompagnement car aucune information n’est centralisée ni partagée. Ce risque et les suivants sont évidemment démultipliés en confinement.

Il peut également être difficile de rendre les éléments factuels. Par exemple effectuer les rapports pour l’ANAP ou à l’ARS. Avec OGiRYS, nous pouvons extraire les rapports pour l’ANAP et l’ARS en 3 clics.

 

Il est possible que deux professionnels d’une même structure doivent appeler la même personne car l’information est mal ou pas partagée.

Nous pouvons nous interroger sur la situation d’un usager qui devrait être hospitalisé : comment ces structures vont-elles gérer la situation et sortir le DLU (dossier de liaison d’urgence) rapidement pour le fournir aux pompiers ou au SAMU ? OGiRYS permet d’extraire et de transmettre un DLU en quelques clics.

 

Nous pouvons également nous interroger sur la fiabilité des données. Quelle est la traçabilité d’un fichier ou d’un document remplit par un ou plusieurs professionnels ? Quel est le niveau de mises à jour ?
Avec OGiRYS, toutes les données sont horodatées, nous connaissons la date et l’heure des informations ainsi que le professionnel intervenu.

 

Par ailleurs, le confinement a connu des périodes d’hacking d’où la nécessité de protéger les données de santé des personnes à travers un dossier de l’usager informatisé. Chaque acteur est responsable et doit veiller à respecter la règlementation des données de santé (RGPD).

Certains professionnels du secteur peuvent voir le numérique comme une contrainte, notamment de saisir l’information dans un logiciel. Cela représente toutefois une véritable valeur ajoutée pour tous les professionnels du médico-social. À travers le dossier usager informatisé, ils peuvent connaître la situation d’une personne, les différents échanges effectués, etc. Tout est centralisé dans le dossier électronique de la personne.

Q. Quel a été le ressenti de vos équipes suite aux confinements par rapport au numérique ?

Nos équipes sont prêtes à adopter le numérique.

Elles ont passé le cap et se rendent compte que l’outil numérique est utile.

Toutes les personnes qui étaient réfractaires au numérique d’une manière générale se sont motivées à aller de l’avant. Ce sont peut-être des personnes qui demain pousseront l’outil OGiRYS.

La numérisation est présente dans le secteur médico-social. Nous devons être acteurs de la transformation numérique.

Q. Comment OGiRYS a réussi à répondre à vos besoins d’accompagnement post-confinement ?

Un peu avant le déconfinemeent, nous souhaitions effectuer une évaluation de la situation des usagers, des familles et de leur situation en général. Cela nous permettait notamment d’anticiper les éventuels besoins de transports ou s’ils étaient accompagnés de personnes fragiles. Nous avions besoin de rendre ces éléments factuels, c’était le ressenti de chaque directeur d’établissement.

 

Nous nous sommes donc tournés vers SociaNova pour effectuer une évaluation que le Directeur de Produit, Badreddine Zeghiche, a fait développer en un temps record (7 jours). Cette évaluation nous permettait de connaître le nombre de personnes qui souhaitaient revenir en établissement. À l’approche du déconfinement, les directeurs d’établissement et les chefs de service ont lancé une évaluation auprès de 2.901 personnes. Cette évaluation a permis de connaître :

• Les personnes en situation de fragilité, soit 1.000 personnes sur les 2.901 ;
• Les personnes atteintes d’ALD ;
• Les personnes stressées ;
• Les personnes ayant une situation pathologique ;
• Les personnes capables d’appliquer les gestes barrière (ici 710 personnes sans soutien, et 947 avec un soutien) ;
• Les personnes ayant des problématiques d’environnement familial (besoin de reprise d’activité des parents concernant les enfants) ;
• Les personnes ayant besoin d’un transport organisé ou collectif.

 

À date, nous pouvions sortir les évaluations à l’échelle de l’association, à l’échelle du pôle d’activité ou à l’échelle des établissements. Nous pouvions ainsi connaître le nombre de personnes pouvant revenir à l’échelle de l’association :

• 264 personnes sur les 2.901 ;
• 269 personnes en accompagnement collectif ;
• 973 personnes en déconfinement progressif ;
•  723 personnes dont la reprise était impossible.

Cela nous a permis de peaufiner notre stratégie de déconfinement et de nous rendre compte que nous ne pouvions pas ouvrir les portes de l’association aussi rapidement. Nous devions intégrer un certain nombre d’éléments mis en relief par ces rapports. OGiRYS a été d’une aide précieuse avant, pendant et après le confinement. Nous avons pu fournir des éléments très factuels à nos autorités de contrôle et de tarification grâce à ces évaluations.

Les éducateurs et chefs de service étaient toujours en activité pour appeler et échanger avec les usagers. Nous avons envoyé des newsletters aux parents pour informer de la reprise de l’activité. Chacun a ainsi pu revenir à son rythme. La règle d’or a été l’agilité et l’adaptabilité.

OGiRYS a ainsi été d’une aide précieuse puisque nos professionnels sont partis du dossier de la personne :
Dans le dossier, le service a fait une première évaluation ;
Celle-ci arrivait ensuite au directeur d’établissement ;
Le directeur d’établissement, avec les équipes pluridisciplinaires, actaient si la personne était capable de revenir dans les établissements.

 

Nous avons eu une phase d’évaluation importante en interne pour pouvoir se projeter dans la phase de déconfinement. Nous avons eu un certain nombre d’échanges au sein de l’association pour rendre le déconfinement beaucoup plus faisable pour les personnes accompagnées.

Le fait qu’OGiRYS soit présent chez nous depuis plus de 7 ans et utilisé par la plupart de nos professionnels, nous a permis de ne pas subir de crise numérique. D’autres associations ont subit la crise sanitaire additionnée à une crise numérique. Elles n’avaient pas de règles de sécurité, de règles de droits. Lorsque vous devez échanger sur des personnes, cela devient compliqué, notamment en ce qui concerne la protection des données.

Dans l’ensemble nous tirons de cette crise sanitaire du positif, notamment sur l’accélération du numérique. Pour nous, cela n’a pas été compliqué puisque les professionnels ont continué de saisir les informations dans OGiRYS. Les établissements n’ayant pas de dossier électronique de la personne ont eu un travail colossal pour la reprise de l’existant. Pour nous l’existant était déjà dans OGiRYS.

 

Nous sommes pleinement satisfaits d’OGIRYS, par ses services, ses fonctionnalités, sa capacité à innover. Nous avons la chance de travailler avec SociaNova sur certains sujets, notamment le DMP (Dossier Médical Partagé), l’interopérabilité et l’accès à la famille. SociaNova sait se positionner avec d’autres partenaires, notamment dans le cadre de l’appel à structures 3.0. SociaNova est une société qui va de l’avant, qui attache de l’importance à la satisfaction de ses clients et aux usagers. Elle est consciente de ses points forts, de ses axes d’amélioration. Et surtout elle met tout en œuvre pour s’améliorer.