Safety Check : Garder le lien avec les usagers pendant le confinement

Pendant le confinement les établissements et services médico-sociaux ont été très impacté par la crise sanitaire. Les ESMS étant fermés, salariés et usagers ne pouvaient pas se rendre dans leurs établissements.

Durant cette période, les établissements avaient l’obligation de vérifier à distance l’état de santé des usagers confinés. Les établissements les mieux organisés appelaient tous les jours, les autres toutes les semaines. Certains usagers présents dans plusieurs établissements pouvaient être appelés 2 ou 3 fois dans la même journée. Il était indispensable pour les ESMS de garder le lien avec les usagers et d’assurer l’accompagnement de chacun dans les meilleures conditions possibles.

Partant de ce double constat, difficultés de communication vers les usagers et besoin de maintenir l’accompagnement de chacun d’entre eux, SociaNova a lancé avec le GCS Tesis (Groupement de Coopération Sanitaire de l’Océan Indien) Safety Check. 

Le Safety Check est un dispositif mis à la disposition des établissements médico-sociaux équipés d’OGiRYS (logiciel dossier usager informatisé) pour connaître l’état de santé des usagers. Un message, SMS ou email, leur est envoyé avec un lien pour qu’il y saisisse leur situation. La mise en place des SMS a été réalisable grâce à l’entreprise OVH. Elle nous a offert les SMS dans le cadre de leur programme opensolidarity.

Safety Check a tout d’abord été testé à La Réunion au sein de 2 structures médico-sociales équipées d’OGiRYS :

•   L’Association Frédéric Levavasseur sur la partie ergonomie
•   La Fondation Père Favron sur la partie fonctionnelle.

Cette expérimentation terrain nous a permis d’être au plus proche des besoins de chacun, donc aussi bien des usagers que des établissements médico-sociaux. À travers cette approche, nous avons adapté notre dispositif Safety Check pour le proposer au niveau national à tous nos clients.

• Un message automatique est envoyé à l’usager ou à son représentant légal.

• Ce message, mail ou SMS, contient un lien l’invitant à se connecter à Safety Check.

• Une fois connecté à Safety Check, l’usager peut indiquer à travers un formulaire s’il va bien ou s’il a besoin d’assistance. Un champ libre est également disponible en mode texte ou saisie vocale pour que l’usager puisse apporter des remarques. 

• Si l’usager sollicite de l’assistance, une alerte est remontée aux professionnels de l’établissement où il est accueilli. Ils peuvent donc contacter rapidement l’usager en cas de problème. Cette information est automatiquement renseignée comme « importante » dans le cahier de transmissions de l’usager.

• Si tout va bien, l’information est également remontée dans le cahier de transmissions de l’usager.

Safety Check est sécurisé et respecte les normes RGPD car il ne stocke aucune donnée à caractère personnel. Il pousse uniquement l’information dans le cahier de transmissions OGiRYS de l’usager. Ce dispositif a été mis à disposition des usagers et des professionnels des ESMS gratuitement. Il permet ainsi d’assurer le bon fonctionnement de suivi de chaque usager.

Safety Check présente des avantages pour chacun :

• Il permet aux professionnels de santé́ de prendre des nouvelles des usagers de manière automatisée, simple et efficace. Safety Check présente ainsi un gain de temps précieux pour les professionnels qui peuvent se concentrer sur les usagers ayant besoin d’assistance.
  Notre Directeur Général, Maximilien Chayriguès, revient sur le besoin de maintenir le lien pendant ce confinement : « Ce lien est indispensable durant l’épidémie. Il permet aux professionnels d’accompagner au mieux leurs publics. Les personnes suivies par des structures médico-sociales sont particulièrement vulnérables dans le contexte de l’épidémie de Covid-19 ».

• Il permet aux usagers de remonter leur éventuel besoin d’assistance de manière rapide et simple. Aucune installation d’application, aucun login et mot de passe ne sont nécessaires, l’usager a uniquement besoin d’une connexion internet. L’usager devient ainsi acteur de son suivi d’accompagnement en communiquant directement auprès de tous ses établissements, sa situation.

•   Il permet aux établissements médico-sociaux de garder un lien essentiel avec un public fragile. Safety Check permet de fluidifier les appels uniquement vers les usagers nécessitant de l’assistance et donc de concentrer leurs efforts.

SociaNova s’est positionné en tant que facilitateur pour améliorer la communication entre les usagers et les établissements. Grâce à Safety Check l’information circulait de manière efficace.

Treize associations ont utilisé́ Safety Check durant le confinement avec plus de 6.000 messages échangés. Chaque message échangé́ a permis de gagner en moyenne 5 minutes d’appels répétés, soit 71 jours gagnés au total ! Ce gain était essentiel pour les professionnels qui pouvaient focaliser leur temps sur les usagers ayant besoin d’assistance.

Jonathan Moreau, Chef de projet DUMS (Dossier de l’Usager du Médico-Social) à l’Association Frédéric Levavasseur, qui gère plusieurs établissements à l’île de La Réunion témoigne :

« Ce système vient apporter une aide pour assurer le lien avec les usagers et leurs proches dans cette période si particulière. Les usagers et leurs proches ont un moyen de communiquer avec nous, tout en assurant à la fois la traçabilité et la sécurité. »

Tony Besseau, Directeur des Systèmes d’Informations de l’Adapei Aria, affirme:

« Le numérique a vraiment apporté un soutien plus intense sur certains sujets dont certains sécuritaires, notamment Safety Check. »

SociaNova se veut être une société novatrice et performante à travers une solution adaptée à la situation qui puisse assurer le suivi des usagers. Nous souhaitons ainsi mettre en avant nos valeurs de bienveillance, d’autonomie. L’usager est au cœur de notre solution.

Notre dispositif Safety Check a connu un large succès médiatique à travers :

• Un communiqué de presse paru le 6 avril 2020 sur le site du GCS Tesis;
• Une parution le 6 avril 2020 dans un magazine réunionnais, ImazPress, « Safety Check, un outil pour se tenir au courant entre usagers et professionnels du médico-social »;
• Une parution dans le magazine Directions le 3 juin, ci-dessous.